Så väljer ni städfirma till företaget — checklista för upphandling
Prisskillnaden mellan två städofferter beror nästan aldrig på timpriset. Den beror på hur många timmar leverantören räknat med, och vad som faktiskt ingår i dem. Det är därför en offert som ser tjugo procent billigare ut ofta visar sig innehålla tjugo procent mindre arbete.
Den här checklistan går igenom vad ni bör kontrollera innan avtal, i den ordning som brukar spara mest tid.
Innan ni begär offert
Beskriv lokalen i siffror. Yta, antal rum, antal toaletter, antal arbetsplatser och ungefärlig daglig närvaro. Utan det räknar varje leverantör på olika antaganden och offerterna går inte att jämföra.
Bestäm frekvens per utrymme, inte generellt. Toaletter och pentry behöver oftast tätare intervall än kontorsytor. Se vår guide till omfattning och frekvens i kontorsstädning.
Skilj på löpande och periodiskt. Golvvård, fönsterputs och djuprengöring av textilier ska prissättas separat, annars döljs de i månadsavgiften eller faller bort helt.
Kontrollera företaget
- F-skatt. Kontrolleras kostnadsfritt hos Skatteverket. Saknas den riskerar ni att betraktas som arbetsgivare.
- Ansvarsförsäkring. Be om försäkringsbevis, inte bara ett påstående. Kontrollera beloppsgränsen.
- Kollektivavtal eller motsvarande villkor. Både en arbetsrättslig fråga och en indikator på personalomsättning.
- Ekonomisk stabilitet. En kreditupplysning kostar lite och säger mycket. En leverantör som går omkull mitt i avtalsperioden kostar er mer än prisskillnaden.
- Referenser från liknande verksamhet. Be specifikt om kunder med jämförbar storlek och lokaltyp, och ring dem.
- Hur länge de haft sina nuvarande kunder. Långa kundrelationer är den bästa enskilda kvalitetsindikatorn i branschen.
Frågor som avslöjar mest
Vem utför arbetet, och kommer det vara samma person varje gång? Kontinuitet i bemanningen är den faktor som starkast korrelerar med upplevd kvalitet. En lokalvårdare som känner lokalen ser saker en vikarie inte ser.
Använder ni underleverantörer? Inte fel i sig, men ni bör veta vem som faktiskt står i era lokaler och vem som har arbetsgivaransvaret.
Hur ser er kvalitetsuppföljning ut? Egenkontroll på plats, med dokumentation, skiljer en professionell leverantör från en som reagerar först på klagomål.
Vad händer vid sjukfrånvaro? Finns ersättare, och hur snabbt?
Vem är vår kontaktperson och vad är svarstiden? En namngiven person slår en supportadress.
Det som ska stå i avtalet
- Omfattning per utrymme och moment, inte bara "städning"
- Frekvens per moment
- Periodiska arbeten och när på året de utförs
- Vem som bekostar förbrukningsmaterial
- Kvalitetsuppföljning och avvikelsehantering
- Uppsägningstid och villkor för prisjustering
- Nyckel- och larmhantering samt ansvar vid förlust
- Sekretess och tystnadsplikt
- Hantering av personuppgifter om lokalvårdaren har åtkomst till utrymmen med känslig information
Jämför offerterna rätt
Lägg offerterna bredvid varandra och jämför antal moment och frekvens, inte månadskostnaden. Räkna ut priset per utfört tillfälle och per utrymme.
Är en offert markant billigare, be leverantören specificera hur många timmar de räknat med. En städning som är kalkylerad på för kort tid blir antingen ogjord eller stressad, och båda leder till att ni byter leverantör inom ett år.
Vanliga misstag
Att bara jämföra pris per kvadratmeter. Två offerter med identiskt kvadratmeterpris kan innehålla helt olika mycket arbete.
Att inte skriva ut vad som inte ingår. Disk, städning av personliga skrivbord, avfallshantering av verksamhetsavfall — de tre skapar flest missförstånd.
Att sätta för lång avtalstid initialt. Börja med ett år och utvärdera. Bra leverantörer har inga problem med det.
Att hoppa över uppföljningen. Ett avtal utan avstämningar blir så bra som leverantörens egen ambition.
Vanliga frågor
Gäller RUT-avdrag för företag?
Nej. RUT är för privatpersoner. Företagets städkostnad är däremot en avdragsgill driftskostnad och momsen är avdragsgill för momsregistrerade verksamheter.
Hur lång uppsägningstid är rimlig?
Tre månader är branschstandard. Längre än sex månader i ett förstagångsavtal är sällan motiverat.
Bör man begära referensbesök?
Ja, om lokalen är stor eller verksamheten ställer särskilda krav. Att se en av leverantörens befintliga lokaler säger mer än en offert.
Vad kostar det?
Priset styrs av yta, frekvens och omfattning. Be om pris per tillfälle så blir jämförelsen mellan offerter enklare.
Sammanfattning
Kontrollera F-skatt, försäkring och kollektivavtal, fråga om personalkontinuitet, och jämför offerter på omfattning i stället för pris. Det som avgör om ett städavtal fungerar är sällan priset — det är hur tydligt det står vad som ska göras.
Vi utför kontorsstädning, trappstädning och byggstädning med fast pris och utskriven omfattning. Söker du städning till hemmet finns motsvarande genomgång i så väljer du rätt städfirma.
